Program ADM » Opis programu
Funkcje programu
-
Utrzymanie rejestru aktualnych zasobów wspólnoty lub spółdzielni. Dla każdego zasobu można definiować dowolne obciążenia (pozycje opłat).
-
Utrzymanie rejestru mieszkańców, właścicieli, współwłaścicieli, najemców, ich adresów korespondencyjnych, numerów telefonów, numerów kont bankowych. Jeden właściciel może posiadać różne zasoby w różnych budynkach i z tego tytułu podlega różnym obciążeniom. Każdemu właścicielowi można nadać numer konta księgowego, dzięki czemu uzyskuje się raporty obejmujące właścicieli o podobnych numerach kont, na przykład najemców
-
Włączanie i wyłączanie pozycji czynszu.
-
Naliczanie czynszów, zaliczek i innych należności, wynikających z aktualnych obciążeń.
-
Naliczanie odsetek karnych. Każdy typ obciążeń może podlegać - lub nie - naliczaniu odsetek karnych, poczynając od dowolnego dnia roku.
-
Wprowadzanie i modyfikacja stawek opłat, jednakowych dla całego budynku, grupy, lub indywidualnych.
-
Rejestrowanie odczytów stanów liczników lub podzielników i obliczanie zużycia mediów. Liczniki mediów mogą być odczytywane w dowolnym cyklu - miesięcznym lub dłuższym.
-
Rejestrowanie stanu licznika mediów wskazującego wielkość zużycia opłaconą przez mieszkańca. Stan ten jest wyliczany i zapamiętywany przy każdej wpłacie.
-
Rozliczanie zużytych mediów na jeden lub kilka miesięcy i zapamiętywanie prognozy zużycia, powiększonej lub pomniejszonej w stosunku do poprzedniego okresu.
-
Obliczanie wyrównania za media z tytułu różnicy między zużyciem rzeczywistym a prognozowanym.
-
Rejestrowanie wpłat mieszkańców i rozpisywanie ich na poszczególne rodzaje należności. Drukowanie dokumentów kasowych.
-
Rejestrowanie i rozliczanie kosztów (faktur), zgodnie z wybranymi zasadami. Koszt może być rozliczony na kilka miesięcy. Dokument może też być rozbity na poddokumenty, trafiające na różne konta i inaczej rozliczane. Wydruki przelewów.
-
Sporządzanie wydruków stanu kont mieszkańców, należności, wpłat, zaległości i kosztów w rozbiciu na budynki, typy obciążeń, numery kont, okresy czasu. Wszystkie raporty programu można przed wydrukowaniem obejrzeć na ekranie komputera i wówczas zdecydować o wysłaniu ich na drukarkę lub anulować.
-
Seryjne drukowanie listów do mieszkańców, zawierających informacje o miesięcznych obciążeniach, naliczonych należnościach, odsetkach i otrzymanych wpłatach, rozliczeniu zużycia mediów. Wydruk rachunków. Wydruk formularzy przelewu. Listy, oprócz informacji pobranych z odpowiednich rejestrów programu, mogą zawierać teksty opracowane każdorazowo przez administratora. Adres do korespondencji z rejestry mieszkańców drukowany jest w miejscu widocznym przez okienko koperty, dzięki czemu nie jest konieczne adresowanie kopert
-
Prezentowanie danych zbiorczych informujących o stanie finansów spółdzielni lub wspólnoty mieszkaniowej.
-
Wykonywanie i odtwarzanie kopii zapasowych.
-
Przeglądanie danych z poprzednich lat.
-
Zaimportowanie danych mieszkańców z pliku tekstowego otrzymanego przez wyeksportowanie danych z arkusza kalkulacyjnego. Dzięki temu, utworzenie baz danych mieszkańców i ich obciążeń jest szybkie i łatwe. Można również importować dane początkowe - stan na dany dzień - wyeksportowany z arkusza kalkilacyjnego.
-
Eksport danych do innych programów.
-
Rejestrowanie działań administratora, jego notatek i niektórych błędów w Dzienniku. Notatki z datą przyszłą są wyświetlane w innym kolorze jako zadania do wykonania.
-
Obsługa dodatków mieszkaniowych: rejestracja, zawieszanie, sprawdzanie zaległości.
Na początek
stronyKonfigurowanie programu
Do poprawnego działania program wymaga:
-
Utworzenia listy budynków. Każdy budynek opisany jest przez adres, automatycznie "podpowiadany" następnie przy wpisywaniu mieszkańców, co przyspiesza tę czynność.
-
Utworzenia słownika typów obciążeń, podzielonych na trzy grupy: opłaty eksploatacyjne, składniki funduszu remontowego i opłaty za media, obejmujące różne opłaty licznikowe lub wynikające z przedstawionych faktur. W listach do mieszkańców można drukować dowolne nazwy tych trzech grup, np "Koszty zarządu" lub "Eksploatacja części wspólnych"
-
Sporządzenia rejestru mieszkańców. Rejestr mieszkańców można zaimportować z pliku tekstowego w formacie CSV, będącym standardowym formatem służącym do eksportu danych z arkuszy kalkulacyjnych.
-
Określenia obciążeń dla każdego lokalu lub innego zasobu. Każde obciążenie należy przypisać mieszkańcowi, będącemu właścicielem lub najemcą zasobu. Lokale można tworzyć przez kopiowanie już utworzonych.
-
Utworzenia grup obciążeń, co umożliwi rozliczanie kwot kosztów według określonych kryteriów na poszczególne zasoby lub zmianę stawki dla wybranych lokali.
-
Utworzenia planu kont i wpisania numerów do Typów obciążeń oraz listy Nazw kont. Dzięki temu będzie można drukować bilans należności, wpłat i kosztów.
-
Skonfigurowania wydruków sprawozdań
Program może być zainstalowany w sieci.
Na początek
stronyEksploatacja programu
Program jest łatwy w eksploatacji a jednocześnie bardzo
elastyczny. Pozwala zarządzającemu wspólnotą lub spółdzielnią mieszkaniową dowolnie tworzyć nowe typy
obciążeń oraz dopisywać nowe obciążenia kilkoma kliknięciami myszy.
Niemal każdą operację można powtarzać wielokrotnie, aż do uzyskania zadowalającego rezultatu.
Obciążenia, będące podstawą do naliczania należności czynszowych, pozwalają naliczać
opłaty zależne od powierzchni, liczby osób, zużycia mediów według liczników lub podzielników,
wreszcie dowolnych jednostek (udziały, miejsca postojowe...). Każdy lokal może mieć indywidualne stawki obciążeń.
Obciążenia można łączyć w grupy i zarządzać stawkami takiej grupy.
Liczba obciążeń jest nieograniczona.
Należności miesięczne - czynsze, koszty zarządu, zaliczki - są naliczane na podstawie aktualizowanych przez administratora obciążeń. Każda pozycja należności może mieć indywidualnie ustalony dzień początku naliczania odsetek karnych.
Wpłaty są rejestrowane, a następnie rozliczane na poszczególne pozycje
należności. Program oferuje zestawienia wpłat dokonanych w dowolnym
okresie i rozdysponowanych na pozycje należności (konta). Mechanizm
kont pozwala łączyć należności w grupy i uzyskiwać raporty dotyczące
grup mieszkańców lub grup rodzajów należności.
Dowolny koszt (np. kwota faktury), może być rozliczany na poszczególne pozycje obciążeń zależnie od powierzchni, liczby osób lub stanu liczników. Przykładowo, fakturą za ciepło można obciążyć wybrane lokale, przy czym część kwoty faktury jest opłatą za podgrzanie wody według wskazań liczników i zadanej stawki, zaś reszta - opłatą za ogrzanie pomieszczeń rozpisaną na te lokale proporcjonalnie do ich powierzchni. Rozliczenie powoduje określenie stawki obciążeń i zapisanie jej do obciążeń umieszczonych w grupie. Zamiast faktury można rozliczyć w ten sposób prognozowaną kwotę kosztu, wielokrotnie powtarzając symulację i analizując wyniki. Następnie - zapisać wybraną stawkę do obciążeń.
Program oferuje dużą liczbę drukowanych zestawień, w tym kilka zaprojektowanych jako korespondencja z mieszkańcami. Treść tej korespondencji można redagować. Ponadto istnieje mechanizm tworzenia konfigurowalnych sprawozdań - podobny do arkusza kalkulacyjnego, który powala utworzyć dowolną liczbę tabel z tekstami i danymi.
Funkcja eksportu pozwala na wyeksportowanie danych do innych programów, takich jak arkusze
kalkulacyjne lub programy finansowo-księgowe.
Na początek
strony
Pełna wersja programu
Wersja demonstracyjna posiada wbudowane ograniczenie czasu działania do trzech miesięcy. Po tym okresie niektóre funkcje przestają działać, jednak zgromadzone dane pozostają nienaruszone. Ponadto pozwala ona na skonfigurowanie tylko jednego budynku. Rejestracja programu umożliwia zniesienie ograniczeń wersji demonstracyjnej, uzyskanie najnowszej wersji i umieszczenie nazwy wspólnoty lub spółdzielni w nagłówkach dokumentów.
Aby zamówić program, wersję demonstracyjną lub zadać pytanie, prosimy wysłać e-mail pod adres: biuro@bewa.waw.pl Na początek
strony